“메일에 분명히 써 놨는데, 왜 다들 다르게 이해할까요?”
직장에서 하루에 받는 메일과 메시지는 수십 통입니다. 그러다 보니 대부분 훑어보고 넘깁니다. 그리고 며칠 뒤 “그거 금요일까지라고 했잖아요”, “첨부 파일에 다 있었는데요” 같은 말이 오갑니다. 쓴 사람은 분명히 썼고, 읽은 사람은 분명히 읽었다고 생각합니다.
이 글은 업무 글에서 생기는 오해를 문해력의 관점에서 짚고, 오해 없이 읽고 쓰는 방법을 정리했습니다.
이 글의 핵심
- 업무 글의 오해는 훑어보며 읽는 쪽에서 시작되는 경우가 많습니다.
- 업무 글을 읽을 때는 요청, 기한, 조건 세 가지를 먼저 찾습니다.
- 잘 읽는 사람이 잘 씁니다. 읽는 사람이 찾는 세 가지를 앞에 두면 오해가 줄어듭니다.
업무 글은 왜 오해를 부를까
업무 글은 짧고 빠르게 오갑니다. 쓰는 사람은 상대가 맥락을 안다고 생각해 생략하고, 읽는 사람은 바빠서 첫 줄과 끝 줄만 봅니다. 앞서 다룬 훑어보기 습관이 가장 큰 비용을 치르는 곳이 바로 업무 글입니다.
① 훑어볼 때 남는 것
“아, ○○ 건이구나.” 주제만 남는다. 무엇을 언제까지 해야 하는지는 흐릿하다.
② 제대로 읽을 때 남는 것
“내가 ○○을 ○일까지, ○○ 조건으로 해야 한다.” 할 일이 문장으로 남는다.
스스로 점검해 보기
| 점검 | 방법 | 이런 결과라면 |
|---|---|---|
| 요청 찾기 | 어제 받은 메일 하나를 열고, 나에게 요청한 것을 한 문장으로 말해 본다. | 말이 안 나오면 주제만 읽고 요청은 놓친 것입니다. |
| 기한 찾기 | 같은 메일에서 날짜와 시간을 모두 찾는다. | 두 번째 읽기에서 새 날짜가 보였다면 첫 읽기가 훑기였던 것입니다. |
| 조건 찾기 | “단”, “다만”, “~한 경우”로 시작하는 문장을 찾는다. | 조건은 메일 중간이나 끝에 숨어 있는 경우가 많습니다. 여기서 오해가 가장 많이 생깁니다. |
긴 메일이나 보고서를 받으면 바로 답장하지 말고, 요청·기한·조건을 메모장에 한 줄씩 적어 보세요. 1분이면 됩니다. 이 1분이 나중의 “그런 말 없었잖아요”를 막아 줍니다.
읽는 사람을 생각하며 쓰기
읽기를 점검하고 나면 쓰기도 달라집니다. 내가 읽을 때 찾던 세 가지를, 쓸 때 앞에 두면 됩니다.
1. 첫 줄에 요청
“○○ 검토 부탁드립니다”처럼 상대가 해야 할 일을 첫 줄에 씁니다. 인사와 배경 설명은 그 뒤에 둡니다.
2. 기한은 날짜와 요일로
“다음 주 초”보다 “10월 26일(월) 오전”이 오해가 없습니다.
3. 조건은 따로 한 줄
“단, ~한 경우에는” 같은 조건은 문단 안에 묻지 말고 따로 한 줄로 떼어 씁니다. 훑어보는 눈에도 걸리게 하는 것입니다.
정리
- 업무 글의 오해는 훑어보며 읽는 데서 시작되는 경우가 많다.
- 읽을 때는 요청, 기한, 조건 세 가지를 먼저 찾고 한 줄씩 적어 보자.
- 쓸 때는 첫 줄에 요청, 기한은 날짜와 요일로, 조건은 따로 한 줄.